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　　　　接收征集

1.2 归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
1.3 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
1.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对年的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其他文件材料应按有关规定执行。
1.5 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料等在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
1.6 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号；科技文件材料编在右下角或背面的左下角；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
1.7 案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；卷内文件目录要求用规范纸张套印。卷内文件目录放在卷首。
1. 8 声像材料应按规定的格式用激光打印机打印出摄像或录像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。照片档案出卷内目录外，还应打印总说明。
1. 9 有关卷内文件材料和情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备考表应置卷尾。
1.10 案卷封皮，应逐项填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂。封面要求打印，全宗名称用黑体字，机构和案卷标题用仿宋体字。案卷背脊统一用快干耐久深蓝色印泥加盖全宗号、目录号、年度、案卷号章。
1.11 卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制与原件一并立卷；幅面不同的文件材料应加边或折叠成统一幅面（16开或A4）；
1.12 文书档案案卷封皮、卷内文书目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。其它门类和载体的档案案卷格式应按有关规定执行。
2. 档案的整理
2.1 一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。进馆档案必须以全宗为单位进行整理，分阶段移交。
2.2 保持全宗的完整。凡反映本机关主要职能活动、具有现行凭证和科学历史研究价值、需要长久保存的档案，均应收集齐全，经过整理，按规定向档案馆移交。
2.3 一个全宗应采用统一的分类方案，不能随意变动。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，类与属类层次分明，归类准确。文书档案采用保管期限—年度—组织机构（或问题）进行分类；其他门类档案则按国家制发的有关管理办法分类。各立档单位的分类方案须报市档案局统一审批。
2.4 案卷的排列。全宗内应以分类方案为指导，对不同门类、载体和不同保管期限的档案分别进行排列，前后保持一致，不可任意改动。
2.5 按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。档号的编制应遵循不重复原则，即在同一个全宗内无重复的类别号，在同一门类内无重复的目录号，在同一目录内无重复的案卷号，同时必须同已进馆档案的档号相衔接。
3. 检索工具
3.1 立档单位向市档案馆移交档案时，须同时移交两套相对应的案卷文件目录。
3.2 案卷目录和卷内目录格式必须符合国家标准。
3.3 案卷文件目录按门类—保管期限分别装订。
3.4 卷内目录右上角编写页号，右下角填写案卷号，案卷目录的备注栏填写卷内文件所在页号。
4. 全宗卷
4.1 立档单位向市档案馆移交档案时，须同时移交全宗卷一册。
4.2 全宗卷包括以下内容：①全宗情况；②档案收集；③档案整理；④档案鉴定与销毁；⑤档案保管；⑥档案统计；⑦档案利用；⑧档案管理新技术的应用；⑨机关档案工作目标管理情况。

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