“有中国特色的档案事业”的内涵
　我国档案工作、档案事业，同别的国家比较起来，有着自己的特色。比如，管理体制。通观世界各国档案、档案工作的管理形式，一般可归纳为两类：集中式和分散式。
　所谓集中式，就是全国档案统一管理。法国、荷兰、比利时、瑞典等国家属于这一类。所谓分散式，就是中央档案馆或国家档案工作管理机构，只管理中央或联邦政府机关的档案，不过问地方的档案事务。美国、瑞士、英国、德国等国家属于这一类型。
　无论集中式或分散式都不同于中国式。我国从中央到省(区、市)、地(市)、县(市)都有档案机构。《档案法》规定，国家档案行政管理部门，主管全国档案事业，上级对下级有监督、指导权。下级服从上级。这种档案管理形式同国家政治体制相一致，有着鲜明的中国特色。在档案室的设置上也有不同。我国各级各类型机关、群众团体、企事业单位，普遍建有档案室，或文书档案室，或保密档案室，而且大多是机关、单位的一个工作部门。这符合事物的发展规律和精简效能的原则，对机关、单位工作和档案工作都有利。而在欧、美等发达国家尚没有看到类似我国这样的档案室，他们的机关、单位档案，或由机关单位文书人员兼管，或另立机构——文件中心保管。在一些发展中国家，特别是欠发达国家，机关单位档案观念较为淡薄，管理无定式。
　还有，档案宣传、出版机构，像档案报、档案出版社都是中国独有的。它的开创意义和影响不可低估。《中国档案报》还办了俄文版，今后还要办英文版，其影响会越来越大。
　中国特色的集中体现是国家档案事业体系。在世界上尚未发现哪一个国家有我们国家这样完整、系统、协调一体的国家档案事业体系。国家档案事业体系的基本成分和框架由8个方面组成，即档案行政管理(包括管理机构局、处、科和法规等)、机关单位档案工作(档案室)、各级各类档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案学术理论研究(档案学会)、档案外事。
　国家档案事业体系的8个方面各有其职：
　档案行政管理是这个体系的领导者和组织者，负责全国或一个地区档案事业的宏观管理，统筹规划，统一制度，组织协调，监督和指导，并作为国家的档案事业的办事机构，拟制档案工作的大政方略、法律和规章，行使和执行国家法律规定。
　档案室和档案馆虽然在管理档案的范围、工作权限和服务对象等方面有所不同，但都是收集、管理和提供档案利用的，并具体承担着维护档案完整与安全的任务。
　档案科研主要为档案管理科学化、现代化服务，为维护档案的完整与安全提供科技保障。
　档案教育的目标很专一，负责传授专业知识，培养档案专业人才。
　中国档案学会是群众性学术团体，主要是组织群众性学术活动，开展理论学术研究，使经验上升为理论，是繁荣档案学、提高档案工作水平的重要方式和途径。
　档案宣传与出版，包括档案专业报刊的出版发行工作。既为档案事业服务又为全社会民众服务。
　档案外事是档案部门与国家外事部门联系的主要渠道，是国家档案行政管理部门同国外开展交流与合作的办事部门。
　组成档案事业体系的8个方面，虽然职责各不相同，但都是围绕“维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”这一档案工作总目的、总任务而工作着，并发挥着整体优势。国家档案事业体系的显著特点是门类齐全、结构合理，形成自我“造血机制”。所谓门类齐全，即发展国家档案事业所必需的诸因素都有，而且有机合成，协调一体。所谓结构合理，即组成体系的8个方面，既是八项相对独立的专门事业，又都是档案事业体系中的一个成员。可以互为补充，互相支撑，自我造血，营造可持续发展的生机活力。
　各地区、各行业的档案事业是国家档案事业体系的组成部分，这同国家的行政管理体制相一致，但不追求大而全或小而全，讲求因地制宜，形成自己的优势和特色。
　“有中国特色的档案事业”需要科学发展
　坚持以科学发展观为指导发展国家档案事业体系，至关重要的是遵循档案事业发展规律和紧紧抓住档案工作的永恒主题。
　(一)规律是事业的本质联系和必然趋势。档案、档案事业都是处在自身矛盾、本质联系和必然趋势过程中，也就是说，它们在按照自身的规律发展、变化着。
　人们的社会实践多种多样，有什么样的社会实践活动，就会形成什么样的档案。这也是档案的一种自然分类。除了大家熟知的文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、诉讼档案、企业档案、学校档案、艺术档案等之外，还有诸如普查档案、诚信档案、鞋子档案、纽扣档案、可口可乐档案等各种各样的档案。形成档案的机关单位（包括党政机关、人民群众组织、企业、事业单位等，下同）都会把自己形成的档案收集、管理起来，建立自己的档案工作。
　档案需要管理，档案工作、档案事业也需要管理，即档案行政管理。这也是国家职权的一种分工，尤其是我们这样的国家，就像经济基础需要上层建筑一样，需要国家档案行政管理机构管理全国档案事业，运用国家给予的权力，采取行政、法律等手段，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导，完善和发展国家档案事业体系，更好地适应社会各方面对档案的需要。于是，按照统一领导、分级管理的原则，全国各级各类档案行政管理机构在国家档案行政管理机构建立之后相继成立。
　人们实践活动和社会事物，一般都有一个发生、发展和终结的过程。这个过程是一个整体。过程中的各种活动有一种自然的联系，其形成的文件、档案也会记录、反映这种自然联系。文书立卷和档案整理工作都必须尊重和保持这种联系。这也是文件、档案整理工作的一项符合规律的基本要求。而最熟悉这种联系的是形成和处理这些文件的部门和人，所以，国家规定了文书处理部门或业务部门立卷制度。
　各机关单位在各自的实践活动中形成的档案，除了记录当时的工作过程、研究成果以及作为处理和解决问题的手段之外，对今后还有着凭证和参考等作用，需要保管起来。建立起保管工作，以延长档案寿命，便于今后利用。近期利用最多的，自然是本机关单位及其工作人员，所以要建立机关单位档案室。档案要在机关单位保管一段相当长的时间，便于本机关单位的利用。对于那些具有长期保管价值、对社会有用的档案，要建立档案馆，保管它们，为社会各方面提供利用。档案与档案形成机关单位，与社会的这种联系，是建立机关单位档案室和各级各类档案馆的符合规律的认识基础与先决条件。各项工作、事业发展过程中形成的档案，又是今后管理这项工作或管理这项事业的不可缺少的依据和辅助材料。从便于社会各种各类档案的保管和便于社会各方面利用档案出发，建立党政档案馆、专业档案馆、部门档案馆、企业档案馆、乡镇档案馆、个人档案馆等都是必然的。
　档案的价值是多方面的，有的只在短期起作用，有的会长期甚至永久起作用；有的需要辨别真伪或考证形成时间、作者；有的需要保密，有的需要开放，有的需要销毁等，如何确认？必须有专门的档案鉴定工作。
　如何最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全和便于利用，不但要有专门的库房、设备和保管工作，而且要借助于科学技术，因此，需要进行档案科学技术研究。
　档案事业作为一门专门的事业，有专门的职责任务，专门的知识技能，需要不断总结实践经验，需要有理论的指导。这就需要档案专业教育，培养人才和进行理论、学术研究。
　社会需要档案信息，档案事业需要社会档案意识，档案部门与社会需要沟通；中央的方针、政策、法规需要传播，地方的一些工作作法和实践经验需要交流；理论、学术思想需要探讨，这就要借助于报刊等媒体，需要宣传与出版工作。
　国家与国家，尤其是周边国家、国际社会必然会有着各种各样的联系。一个国家的档案事务同其他事务一样，也必然会同其他国家、国际档案界有着种种联系。这就需要外事工作。
　于是，由档案行政管理、档案室、档案馆、档案教育、档案科研、档案宣传与出版、档案理论与学术研究以及档案外事工作等组成的国家档案事业体系，就这样逐步形成了。这个过程就是档案事务内部与外部联系和发展趋势的必然结果，也就是档案事物发展的规律。从中我们还可以看出，人们认识规律和把握规律的过程，亦是主观与客观协调一致，按规律办事的过程。我们必须遵守这样的规律，按规律办事。
　(二)收、管、用是档案工作永恒的主题。档案的收集、管理和提供利用是档案室、档案馆工作的基本内容和永恒的主题。它既是目的，又是过程，永无止境。
　档案的收集。这里所讲的收集，既有常规的档案收集，又有散失的历史档案的收集，包括同档案有关的资料、信息的收集，是个“大收集”概念。它是档案馆藏建设的第一件大事。截至2004年底，全国4012个各级各类国家档案馆馆藏档案2.1625亿卷，4000多万件，其中新中国成立后的占90.14%，明代及其以前的几千卷，清代才有较为完整齐全的档案。也就是说，我国有文字记载的历史4000多年，而馆藏较为完整齐全的档案不到400年。这同一些发达的资本主义国家相比，差距较大。

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