张档发〔2007〕3号

 

 

关于对市直单位2006年

档案行政执法检查情况的通报

 

市直及驻张各单位档案部门：

　　为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》，促进我市档案事业沿着法制轨道健康有序的发展，市档案局成立四个执法检查组，于2006年10月23日—11月6日对154个市直机关及驻张各单位档案工作进行了档案行政执法检查。现将检查情况通报如下：

　　一、取得的成绩

　　1、领导重视程度和档案法制意识普遍提高

　　自《档案法》颁布19周年来，各单位档案意识普遍提高，领导重视和支持档案工作，促进了我市档案事业的发展。大部分单位做到档案工作有领导分管，档案管理和考核制度健全，配有专兼职档案员，档案存放有专柜、专室，部分单位集中统一保管了本单位各种门类档案，确保档案的完整与安全。如市交警支队把档案工作与业务工作一同纳入目标管理范畴，实行年度甚至季度考核，保证档案工作落到实处。市房管局投入100多万元，改造了库房，配齐配全了现代化设施设备，安装了火灾自动报警系统，确保档案长期安全保管。市气象局为了促进机关档案工作规范化管理上台阶，把档案工作规范化管理晋升省特级列入全市气象事业发展规划，成立了纪检组长挂帅的档案工作领导小组，建立了档案工作网络,明确了各科室兼职档案员职责，完善了档案工作制度，全面规范了单位自1956年成立以来的各门类档案，2007年1月，经省档案局评估组考评顺利通过省特级考核认定。

　　2、档案基础业务建设不断强化

　　大多数单位加强了档案基础业务建设, 档案资料收集齐全，整理规范；档案分类科学，归档用章标准。大部分单位文书档案分类方案、归档用章经过市档案局审查、认可，市直有近90%的单位能按质、按量、按时完成归档工作。如市人大、国土资源局、经委、地税局、人民银行、公安局等单位建立健全档案工作制度，制定各类档案管理、文件材料的归档范围、保管期限、借阅办法等各项规定，并且随着工作的发展，在实践中不断地加以完善，档案工作不断跃上新台阶，均达到档案规范化管理等级。

　　各单位逐步提高对专业档案、基建档案、会计档案、照片档案、实物档案、电子档案的重视程度，各种门类、载体的档案整理得到加强，有效地规范了市直档案工作，丰富了机关单位档案的内容。关于土地、房产、城建、规划、气象、税收、财政预算、审计、移动通信及电力工程建设、退耕还林、农转非、公检法机关司法行政等一大批有关国计民生的重要档案得到安全妥善的保存，为经济社会的发展和稳定提供了大量可靠的依据。

　　3、档案信息化初见成效

　　通过检查，我们发现许多单位都开始运用计算机管理档案和开展档案案卷级和文件级目录录入工作。市规划局、张家界电力局等单位计算机管理档案与本单位办公自动化同步推进，做到了纸制、电子文档双备份。市国土资源局、市人大、市经投公司、人民银行、中国银行等十多家机关和企事业单位配备了档案管理专用电脑、使用了档案管理软件,开始了档案目录数据库的建设，为机关档案工作实现数字化管理打下了良好的基础。

　　4、档案移交工作有条不紊

　　按《档案法》规定，有38个单位已将满十年的到期档案全面整理规范移交给了市档案馆，一些撤并转单位和保管条件不善的单位针对档案管理问题及时处置, 提前将档案移交进馆，充分体现了这些单位保护历史记忆的责任意识和档案法制观念的增强。市纪委还派专人将已移交市档案馆的档案进行目录数据库的录入和文件扫描工作。市直机关档案移交工作依法有序进行。

　　二、存在的主要问题

　　各机关单位在贯彻实施《档案法》的过程中，档案工作有了新的进步，取得了明显成绩，但也还存在不可忽视的问题，主要表现在：

　　1、档案法制意识不够强。一是有的单位领导对档案工作不重视，没有把档案工作纳入单位年度工作计划，列入议事日程，有的甚至没有将档案工作纳入有关岗位和有关人员的职责要求，造成了本单位档案工作难开展；二是有的单位人员对档案法规不清楚，不愿意将工作中积累的有价值的档案资源送交综合档案室归档、保管，造成了部分档案资源流失。

　　2、归档整理不够及时规范。部分单位对档案工作无计划安排、无人员管理，临近检查时才仓促整理档案，近三年文件材料未及时归档整理的单位占应归档单位的10%，还有2-3个单位到现在还没有将整档工作列入工作安排；部分单位各类档案没有实行集中统一管理，分散在各个科室甚至在个人手中。如会计档案由财务人员自行保管，照片、电子档案也被宣传人员自行留用，业务档案散存在各业务科室及个人手中，不利于档案信息资源的统一管理与开发利用；部分单位不能按时按标准向市档案馆移交档案。

　　3、档案安全保管措施欠到位。个别单位不重视档案保管工作，有的甚至没有保管档案的专柜，档案存放于杂物间、简易木质箱，不能达到档案“九防”要求，存在严重安全隐患，危机档案的安全和长久。如市盐业公司档案库房设在办公楼顶层楼梯间改造房，温度高、湿度大，墙体霉迹斑斑，到处都是灰尘。

　　4、档案干部队伍建设有待强化。相当部分单位档案人员不稳定，经常变动，业务不熟悉，责任心不强，档案收集整理不及时，档案归档整理不规范，造成了档案管理混乱；部分单位的档案人员兼职过多，根本无暇顾及档案工作，从而出现依赖聘请临时工代替整理档案的情况，影响了档案工作的正常开展。

　　三、整改要求

　　1、加强对档案法律法规的学习宣传，健全档案工作机构。各单位要结合本单位实际，采取多种形式学习和宣传《档案法》和《湖南省档案管理条例》及有关法律法规，确实强化档案意识，加强档案工作领导，建立档案工作制度，培养和稳定档案工作人员，促进档案事业健康发展。

　　2、切实加强档案工作管理。一要及时收集、整理、移交档案资料。各单位要在6月底前将上年度的文书档案、会计档案、业务档案等档案资料收集齐全、整理规范；二要集中保管档案。各单位领导要督促本单位各部门和个人手中的资料交给档案室归档，实现档案资源共享；三要及时、主动做好到期档案的移交工作。

　　3、加强档案的安全保管。各单位要高度重视档案安全工作，档案室达不到“三铁九防” （铁门、铁窗、铁柜，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉）要求的，要尽快完善，确保档案安全保管。

　　4、加强与档案部门的业务联系。各单位要保持与档案部门的业务联系，在单位机构设立变更、档案人员变动时应当及时告知档案行政管理部门，以便档案部门指导做好建档工作；特别是垂直管理单位、驻张单位既要遵从上级主管部门档案工作要求，又要与市档案行政管理部门密切联系，及时了解有关档案业务标准、规范，达到档案管理规范化要求。

　　四、检查结果

　　经综合评议，市直157个受检单位，其中优秀的28个，合格的113个，基本合格的7个，不合格的9个，合格率为90%。现将检查结果公布如下：

　　优秀单位：市人大、市编办、市法院、市发改委、市财政局、市经委、市气象局、市国土资源局、市规划局、市交通局、市运管局、市公路局、市公安局、市交警支队、市国安局、市地税局、市国税局、市移动公司、市银监局、市人行、市工行、市农行、市中行、市畜牧水产局、九三学社、张　家界电业局、市人民医院、市汽运公司

　　合格单位：市委办、政府办、纪委、市委政研室、机关工委、市委接待处、机关事务管理局、党史研究室、组织部、党校、老干部局、政法委、消防支队、司法局、政务中心、无委办、口岸办、重点办、法制办、外事侨务局、烟办、爱卫办、人防办、公积金中心、移民局、民委、信访局、市第二人民医院、征稽处、征稽一所、征稽二所、卫生局、疾控中心、卫生监督所、食品药品监管局、商务局、贸促会、科技局、科协、教育局、体育局、航院、技校、实验中学、线路局、自来水公司、石油公司、烟草公司、经投公司、水电开发公司、团市委、统战部、台办、政协、妇联、总工会、民盟市委、工商联、社科联、文联、侨联、残联、劳动和社会保障局、就业局、医保局、社保局、供销联社、农村办、农科教办、能源办、经管处、农业局、农机局、粮食局、林业局、水利局、蔬菜办、旅游局、工商局、安全生产监督局、质量技术监督局、经协办、信息中心、统计局、企调队、城调队、审计局、物价局、会计核算中心、国资委、信合办、建行、农发行、人寿保险公司、中国人民保险公司、建设局、城管局、城管执法支队、环保局、房管局、森林公园管理处、宣传部、文化局、讲师团、张家界日报社、电视台、广电局、微波总站、新华书店、吉首大学张家界学院、检察院、海关、人口计生委

   　 基本合格单位：市电大、招生办、红十字会、电信局、联通公司、张家界监狱、文明办

　　不合格单位：市人事局、市民政局、市环卫处、市盐业公司、市计生协会、农工民主党、中国平安人寿保险公司、中国平安财产保险公司、市邮政局

 

 

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　张家界市档案局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2007年2月10日