张档发[2006]5号
关于对市直单位进行档案
行政执法检查的通知
市直及驻张各单位档案部门：
为加强档案工作管理，按照《中华人民共和国档案法》赋予档案行政管理部门的职责要求，结合我市档案工作实际，对市直各单位贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》（以下分别简称《档案法》、《实施办法》、《条例》）和国家档案工作规范标准的情况进行监督检查。
一、检查的主要内容和评分细则(见附件)
实际情况发生变化，项目将作适当调整和补充。
二、检查对象和组织
检查对象是市直各机关、团体、事业单位和社会组织，中央、省驻张各单位、市直国有和国有控股企业。检查组由市档案局和市直单位中具有档案执法监督检查证的执法员组成，检查分成若干小组进行。具体时间另行通知。
三、检查程序
1、听取被检查单位贯彻执行档案法律、法规和档案工作规范标准的情况汇报；
2、查看档案库房和档案实体；
3、检查小组对检查情况进行综合评议；
4、检查小组向单位分管领导通报检查情况并交换意见。
四、检查时间
6月至8月为本单位自查阶段，9月至10月为市档案局组织检查阶段，具体时间另行通知。
五、检查结果
1、检查结果分先进、合格和不合格三种。对先进单位予以通报表彰；对不合格单位按国家档案局颁发的《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，下发《档案执法监督检查通知书》或《违法行为处理通知书》,构成违法案件的，将立案查处。
2、将检查结果报送市委办优质服务竞赛活动领导小组办公室，作为市直机关优质服务竞赛活动“档案工作”项定量考评得分的依据。
附件：《市直单位档案行政执法检查内容及评分细则》
张家界市档案局
2006年5月25日
市直单位档案行政执法检查内容及评分细则
单位名称: 年 月 日
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序
号 |
检 查 依 据 |
检 查 内 容 |
基
础
分 |
评 分 细 则 |
自
评
分 |
检
查
分 |
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1 |
《档案法》第三条、第四条、第十三条，《实施办法》第五条，《条例》十七、十八、十九条 |
把档案工作列入本单位年度工作计划、成立领导小组、分管、主管领导职责明确；档案管理制度健全，有专兼职档案员。 |
8分 |
1、列入计划、成立领导小组(２分)；
2、经费保障(２分)；
3、档案制度(２分)；
4、有专兼职人员管理档案(２分)。 |
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2 |
《档案法》第十条，《实施办法》第九条第三款，《条例》第十条 |
对本单位档案实行集中统一管理，对国家规定的应当立卷归档的材料、定期向本单位档案机构移交，集中管理、任何个人不得拒为己有。 |
６分 |
集中统一保管各种门类档案，按文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等应有门类平均计分。 |
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3 |
《档案法》第三条第七条、《实施办法》第九条 |
单位档案室及工作人员履行档案法规规定的职责，监督指导所属机构的档案工作。在本单位开展档案法律法规的学习和宣传情况，参加档案局组织的档案法制宣传活动。 |
6分 |
１、履行档案工作职责情况（4分）；
２、组织档案法律法规学习，宣传《档案法》（1分）；
３、带头参加档案部门组织的档案法制宣传活动（1分）。 |
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4 |
《档案法》第九条第一款、《条例》第六条 |
档案工作人员应当具备专业知识，单位档案员进行定期参加档案业务培训，档案工作者业务素质高、业务能力强。 |
4分 |
１、参加市级以上的培训（1分）；
２、档案员具有初级职称（1分）、中高级职称（2分）。 |
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序
号 |
检 查 依 据 |
检 查 内 容 |
基
础
分 |
评 分 细 则 |
自
评
分 |
检
查
分 |
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5 |
《实施办法》第九条第二款、第十二条、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理规范》 |
对本单位各门类文件、资料进行收集积累，并归档整理。执行《中华人民共和国档案行业标准－归档文件整理规则》，完成归档文件资料及照片、声像、实物等档案整理工作。 |
25分 |
１、收集齐全、2003-2005年归档率达100%（10分），96%-99%按比例扣分，在95%以下不计分；
２、归档的文件制成材料、字迹符合档案保管要求（3分）；
３、分类科学、整理规范、排列有序（4分）；
4、编目编号系统规范、检索工具完备、建立了全宗卷（4分）；
5、照片、声像、实物档案整理规范（4分）；
6、一年未完成归档整理工作的全扣 |
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6 |
《档案法》第十一条、《实施办法》第十三条、《条例》四、十五条 |
应移交市档案馆的档案是否按规定及时移交；重大政治、经济、文化等活动形成的档案向市档案馆移交情况 |
4分 |
1、按市档案馆每年规定完成移交工作（2分）；
２、重大活动档案及时移交的（2分），有重大活动档案但未按时移交的全扣。 |
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7 |
《条例》第十一条、十三条 |
机关、团体、事业单位或者其他组织及其所属单位设立、变更和撤销、建档和档案处置是否及时告知当地档案行政管理部门，并按档案行政管理部门指导意见做好建档或处置工作 |
４分 |
1、本单位或所属单位有此情况告知了的（１分）；
2、做好了档案处置工作的（２分）；
3、本单位及所属单位无变更情况的计满分。 |
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8 |
《条例》第十二条，张建发[2003]75号《张家界重点建设项目档案管理暂行办法》 |
重点建设工程的档案登记和竣工验收，包括技术档案和施工资料的验收；重大科研项目鉴定应当建立完整的技术档案 |
６分 |
1、本单位或所属单位承建的重点工程进行了档案登记的（２分）；
２、竣工验收同时进行了技术档案和施工资料验收的（２分）；
３、重大科研项目鉴定建立了完整的技术档案（２分）；
４、本单位无此项目计满分。 |
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9 |
2005年发布湖南省地方标准《档案工作规范化管理》 |
开展档案工作规范化管理等级认定和等级复查情况 |
5分 |
参照《机关、企事业单位的档案工作规范化管理评估内容及评分细则》复查合格的计（５分） |
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序
号 |
检 查 依 据 |
检 查 内 容 |
基
础
分 |
评 分 细 则 |
自
评
分 |
检
查
分 |
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10 |
张档发（2006） 号 |
及时向市档案馆发送现行文件和报送文件汇编的情况 |
５分 |
１、报送现行文件（３分）；
２、报送文件汇编（２分）；
３、本单位无此项目计满分。 |
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11 |
《实施办法》第二十二条第五款 |
档案室室藏档案开发利用情况 |
8分 |
1、档案人员熟悉所管范围及相关业务，能调卷迅速、准确，服务态度好，查、借阅情况有登记，有《利用效果事例汇编》（3分）；
2、为社会各界提供查阅利用成绩突出，主动为领导、单位中心工作当好参谋服好务（2分）；
3、编制《全宗介绍》、《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇集》、《统计台帐》（3分）。 |
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12 |
参照全市档案事业“十一五”规划 |
电子文件归档与管理、档案管理软件是否符合国家和省定标准情况 |
7分 |
1、用市档案局定的档案管理软件管理档案（3分）；
2、档案信息化与本单位办公自动化同步规划、建设的（4分）；
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13 |
《档案法》第十三条、第十五条第六款 |
档案保管保护、设施配备情况 |
12分 |
1、 有符合规范的档案室，能满足要求10年左右存放档案的需要（2分）；
2、 库房干净、整洁、管理有序（3分）；
3、利用科学化的管理手段（3分）；
4、档案无霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象（3分）；
5、使用国家规定的档案装用具（1分）。 |
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14 |
《档案法》第十五、二十四条《实施办法》第十五条第未款、第二十七条《条例》第十八、十九、三十三条 |
档案保管、保护、利用、鉴定销毁等各个环节的安全防范措施，档案的完整与安全 |
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凡存在危及档案安全隐患的，下达《档案执法监督检查通知书》；凡存在档案安全违法行为的，将下达《违法行为处理通知书》；凡发生档案安全违法案件的，进行立案查处。并实行一票否决，为不合格单位。 |
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2006年5月20日 |
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