各单位在完成各门类档案的收集、整理、立卷步骤后还应编写《立卷说明》，综合介绍本单位当年主要职能活动，文件材料分类、立卷等基本情况。
    (一)立卷说明的编写内容
    ①简要介绍本单位的工作性质、任务、职能范围；主要负责人、姓名、职务；内部机构的设置情况<有变动的情况要重点介绍)；
    ②立档单位的主要工作活动及重大事件；
    ③立卷情况，它是编写说明的重点，各门类档案的情况要分别介绍。主要包括以下内容：一是收集情况，包括文件材料的来源、数量、完整情况、可靠程度等；二是立卷分类情况，包括采用什么分类方法组卷及整理中需要说明的问题；三是各门类档案的卷数(分永久、长期、短期)，主要内容及利用价值、案卷排列情况。
    (二)立卷说明的编写要求
    立卷说明的文字要简练、条理要清楚、重点要突出、侧重各门类档案的收集、整理情况。

 

    组织沿革是系统记载某地区、某专业系统、某单位的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。
    (一)组织沿革的编写内容
    主要包括某地区，某专业系统、某单位的历史概况，行政区划、建制变更情况；单位成立、合并、撤销的时间、原因，名称的变更、办公地点的迁移；单位的性质、任务，职权范围、隶属关系及领导人的任免情况；单位内部组织机构的设置变化情况、职权范围和机构负责人的姓名、任免情况；单位及其内部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况。
    (二)组织沿革的编写要求
    组织沿革的编写可以采用文字叙述或图表的形式，最好是图文并茂。通常对历史沿革，主要职能任务等用文字叙述、机构人员变化用图表。力求篇幅少、条理清，便于阅读和利用。

 

    大事记是按时间顺序简要记载一个地区，一个单位在一定时期内开展的重大活动和发生的重大事件的一种编研资料。
    (一)大事记的编写内容
    大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。
    大事记述是大事记的核心部分。一般说，凡是涉及全局性的事件，重要活动、典型事件，以及对工作和历史发展有重要影响的事件，均应列为大事，具体应做到：一要立足于本地区、本系统、本单位的工作活动；二要根据本单位的性质、任务及主要职能活动来选择大事、要事；三要突出本地区、本单位的特点，注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。在选择和确定大事时，要注意选用确属重大事件的材料，把握一定的时空范围，事件特点及相互关系。
    大事时间是大事记的重要部分。任何一个事件，都是在一定的时间内发生、发展、结束的。因此，对每一件大事，必须准确记载年、月、日，特别重大事件时间应更准确，重要历史事件应标明年号、朝代。如有的大事查不出确切时间，应加以考证或留在以后补充。
    (二)大事记的编写要求
    大事记要坚持历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重事实，维护历史的本来面目，客观地加以记述。具体要求：观点正确、取材真实；文字精炼、简明扼要；只记史实，不加评述。

 

 

    基础数字汇集是以数字的形式，反映某地区、某专业系统、某单位或某一方面工作历年基本情况的参考资料。
    基础数字汇集有综合性、专题性两种体例。综合性基础数字汇集，即系统地综合某地区、某专业系统、某单位全面情况的基础数字。就一个地区而言内容包括自然环境、行政区划、人口、民族、土地、地矿、农、林、牧、副、渔、工交、宣传、文、教、卫、财政、金融等方面数据。就一个单位而言内容包括机构编制、固定资产、劳资、经济、物资、福利、基建、设备、产品、生产经营、教育等方面数据。专题性的基础数字汇集，即系统地记载或反映某一方面或某个专题的基本情况的基础数字。
    基础数字汇集大多按年编写，一年一续，一般采用表格形式，兼附文字、图形。
    基础数字汇集编写是一项严肃的科学性工作，要求认真负责，一丝不苟；数据集中完整，准确无误；类项规范系统，符合逻辑；形式灵活多样，方便利用。