张家界档案馆

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，是各单位须依法遵从的行政规章。按照《中共张家界市委办公室、张家界市人民政府办公室关于加强机关单位档案工作的通知》（张办〔2008〕33号）、《张家界市档案局关于贯彻实施国家档案局<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的通知》（张档发〔2008〕1号）要求，各单位正着手开展本机关文书档案保管期限表的编制、报审工作。但我局在审核的过程中发现，有相当单位在编制时存在一些问题需要改进，所编制的保管期限表质量不高，不利于今后每年的归档工作和档案进馆的质量。为此，我们拟定了《编制机关文书档案保管期限表的有关说明》，现印发给你们，请按照此说明认真编制本机关的文书档案保管期限表，在规定的时间内报送我局审批。

编制机关文书档案保管期限表的有关说明

一、各单位编制的《文书档案保管期限表》只适用于文书档案。除明确列为专门档案外，各单位在主要职能活动中形成的业务文件材料，原则上应列入机关文书档案归档范围。

二、开展《文书档案保管期限表》的编制、报审工作是贯彻实施国家档案局8号令的核心内容。为给各单位提供一个具体的范例，我们编制了《张家界市档案局机关文书档案保管期限表》（具体参见张家界市档案局网站首页“8号令专栏”之“张家界市档案局机关文书档案保管期限表”），其编制、体例格式等，请各单位照此执行。

（一）《文书档案保管期限表》编制格式

1、编制的分类方法要与经我局审定的文书档案的分类方案相一致。常用的分类方法有两种：以单位内部机构分类、以问题为主进行分类。只能取其中一种，不能混合使用。采用以单位内部的组织机构分类的，先排列好各部门的顺序，然后将各部门形成的文件材料分别列入该部门的类目之下，部门的名称即该大类的名称。采用问题分类的，每一问题名称即为大类的名称。

2、每一大类（机构或问题）的排列顺序统一分三小类：先排“会议文件类”、再排“业务工作文件类”、后排“上级、同级、下级机关文件类”。每小类自编一个流水号，这样有利于文书档案保管期限表的修订。

3、“业务工作文件类”部分是各单位编制工作的重点，单位档案人员一定要在各业务部门的配合支持下，根据本单位的职责进行具体细化归类。

（二）《文书档案保管期限表》的体例格式

《文书档案保管期限表》与归档范围合二为一，全市统一采用表格、条款的形式出现。

1、内容：（1）科室或问题：填写机关内部组织机构全称或问题。（2）序号：是文件条目在表中排列顺序的代号，便于使用时查找。

（3）条款名称：是一组类型相同或相似的归档文件材料的总名称。

（4）保管期限：每一个文件条目后面注明确定的保管期限，应力求准确无误。

（5）备注（只限采用问题分类时根据需要设立）：注明该类型文件材料的形成科室。

2、字体：标题采用小二号黑体字；内部机构全称采用三号宋体字；表格内条款采用小四号黑体字，填写内容采用小四号宋体字。

三、各单位在报审《文书档案保管期限表》同时附送以下材料：

1、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》申报表（点击“8号令专栏”获取）

2、张家界市直单位机构“三定”及文书档案分类情况表“（点击“8号令专栏”获取）

3、机构“三定”文件复印件。

四、有关主管部门要履行对所属单位档案工作的监督、指导职责，对所辖二级单位的文书档案保管期限表要一并报审。

五、从2008年开始，市直党政机关和人民团体档案部门全部启用新编制的《文书档案保管期限表》，按新规定对2007年文件材料进行归档整理。请各单位按张档发〔2008〕1号文件要求，在规定的时间内做好本单位的《文书档案保管期限表》的报审工作，以便顺利完成2007年文件材料的整理归档工作。

六、各单位在编制的过程中如有疑问，请及时与档案局业务指导人员联系，在正式报送《文书档案保管期表》前，事先征求我局意见后，再经本单位领导审核同意后报送我局。

七、各单位要以编制《文书档案保管期表》为契机，加强机关档案基础业务建设，进一步提高机关档案工作水平。要制定本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以文件形式发各科室、部门执行。《规定》的编写结构统一为三大部分：第一部分为本机关文件材料归档范围和不归档范围（说明什么是永久保管的档案和定期保管的档案）；第二部分为本机关文书档案保管期限表；第三部分为编制说明。（具体参见张家界市档案局网站首页“8号令专栏”之“张家界市档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定”）。